Reclami e Segnalazioni

Finalità

Questo modulo consente ad allieve, insegnanti e collaboratori di segnalare situazioni che ritengono scorrette, inadeguate o non conformi ai regolamenti, alle condizioni del servizio o ai principi di rispetto, sicurezza e professionalità adottati da Pole Dance Area.

Le segnalazioni vengono raccolte per consentire una valutazione della situazione e, ove necessario, individuare possibili soluzioni o interventi correttivi.

La presentazione di un reclamo non comporta automaticamente che venga riconosciuta una responsabilità: ogni situazione sarà valutata sulla base delle informazioni disponibili.

Gestione del reclamo

Pole Dance Area esaminerà la segnalazione con attenzione, imparzialità e riservatezza, nei limiti consentiti dalla natura dei fatti e dagli obblighi applicabili.

Qualora siano necessari chiarimenti, il segnalante potrà essere contattato all'indirizzo e-mail indicato. L'eventuale risposta terrà conto delle informazioni disponibili e delle verifiche effettuate. La presentazione di un reclamo non garantisce l'accoglimento della richiesta, ma consente di sottoporre la questione a valutazione.

Ogni segnalazione riceve un numero di protocollo e una e-mail di conferma di ricezione; le informazioni confluiscono in un registro interno che traccia data di ricezione, categoria, stato della pratica e data della risposta.

Reclami riguardanti la titolare o la direzione

Il modulo può essere utilizzato anche per segnalazioni riguardanti la titolare o la direzione. In tal caso la segnalazione è contrassegnata nel registro interno come «Richiede valutazione indipendente» e sarà sottoposta, ove possibile, a una persona terza non direttamente coinvolta, individuata per esaminare i fatti con obiettività e riservatezza.

Se non fosse disponibile una persona interna adeguatamente indipendente, potrà essere valutata la possibilità di affidare l'esame della segnalazione a un referente esterno.

La persona oggetto del reclamo potrà essere invitata a fornire chiarimenti, nel rispetto del diritto di replica e della riservatezza delle persone coinvolte. La presentazione di un reclamo in buona fede non comporterà penalizzazioni, intimidazioni o trattamenti sfavorevoli nei confronti del segnalante.

Ogni segnalazione sarà valutata sulla base degli elementi disponibili: l'invio del modulo non implica automaticamente l'accertamento dei fatti né garantisce l'accoglimento delle richieste formulate.

Riservatezza e trattamento dei dati

Le informazioni fornite saranno accessibili esclusivamente alle persone che ne abbiano necessità per la gestione della segnalazione, nel rispetto della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.

Il segnalante è invitato a fornire informazioni pertinenti e circostanziate, evitando la diffusione pubblica di dati personali non necessari. Non è previsto l'invio anonimo: per consentire la valutazione, gli eventuali chiarimenti e l'aggiornamento sull'esito, il modulo richiede nome e indirizzo e-mail.

Informativa sul trattamento dei dati personali (art. 13 Reg. UE 2016/679).

Titolare del trattamento. Pole Dance Area – Polability®, di Loredana Sgambellone, con sede in Via Francesco Paolo Michetti 16, 20158 Milano, e-mail info@poledancearea.it.

Dati trattati. Dati identificativi e di contatto del segnalante (nome, e-mail, telefono facoltativo, ruolo), contenuto della segnalazione (sede, categoria, descrizione, data e luogo, persone eventualmente coinvolte), eventuali allegati. I dati di altre persone vanno inseriti solo se strettamente necessari alla descrizione dei fatti.

Finalità e base giuridica. La gestione e l'esame della segnalazione, il protocollo, le comunicazioni e la risposta si fondano sul legittimo interesse del titolare alla qualità del servizio e all'ordinata gestione dei rapporti (art. 6, par. 1, lett. f) e, quando il reclamo attiene al rapporto in corso, all'esecuzione delle misure organizzative richieste dall'interessato (art. 6, par. 1, lett. b). La collaborazione con le autorità e l'adempimento di obblighi legali si fonda sull'art. 6, par. 1, lett. c; l'accertamento, l'esercizio o la difesa di diritti sull'art. 6, par. 1, lett. f. Qualora la segnalazione contenga dati particolari (ad es. dati relativi alla salute o attinenti a presunte discriminazioni o molestie), essi sono trattati, ove necessari, ai sensi dell'art. 9, par. 2, lett. f.

Natura del conferimento. I campi contrassegnati con * sono necessari per registrare e istruire la segnalazione: senza tali dati non è possibile prendere in carico il reclamo né rispondere. Il numero di telefono, l'allegato e gli altri campi facoltativi possono essere liberamente omessi. Il consenso per l'eventuale ricontatto può essere revocato in ogni momento scrivendo al titolare.

Destinatari. Le persone incaricate interne della gestione. Nei casi in cui la segnalazione riguarda la titolare o la direzione, i contenuti sono riservati al referente terzo incaricato dell'esame indipendente, e non alla persona coinvolta. Trattano inoltre i dati, come responsabili o autonomi titolari nei rispettivi ambiti: il servizio di registro online basato su Google Sheets/Apps Script, il sistema di invio e-mail, l'hosting del sito; eventuali consulenti esterni (giuridici o organizzativi) vincolati alla riservatezza; autorità e giudici nei casi previsti dalla legge.

Trasferimenti fuori dall'UE. Alcuni dei fornitori indicati possono trattare i dati fuori dallo Spazio Economico Europeo (ad es. Google Ireland Ltd.): i trasferimenti sono disciplinati da clausole contrattuali standard e, ove applicabile, dal Data Privacy Framework UE-USA.

Conservazione. Per le segnalazioni ordinarie i dati sono cancellati o anonimizzati entro 12 mesi dall'archiviazione della pratica. Per le segnalazioni sensibili (sicurezza, dignità personale, discriminazioni, molestie o possibili profili illeciti) la conservazione può estendersi fino a 5 anni, per il tempo necessario all'eventuale difesa legale. Ulteriori conservazioni sono possibili per obblighi di legge o richieste delle autorità. Possono essere conservati senza limite di tempo estratti statistici anonimi (categoria, sede, esito), privi di dati personali.

Nessuna decisione automatizzata. La valutazione delle segnalazioni è sempre condotta da persone: non sono adottate decisioni basate esclusivamente su trattamenti automatizzati (art. 22).

Diritti. Accesso, rettifica, integrazione, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità, esercitabili scrivendo al titolare all'indirizzo e-mail sopra indicato. È inoltre riconosciuto il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it · Piazza di Monte Citorio 121, 00186 Roma).

Informativa aggiornata al 27 ottobre 2026.